小さな子どもがいる働いているママが
毎日行っているタスクは保育園の送り迎え。
働くママは、保育園のお迎え時間に間に合うように
仕事を終わらせなくてはいけません。
終業間際に仕事を振ってくる上司や
依頼していた期限が迫っている仕事が戻ってきたりといった
残業せざるを得ない状況になったとき
泣きたくなった経験をしたママも少なくないと思います。
保育園のお迎え時間が迫ってくる中で
いかに効率に仕事を終わらせるか綿密に計画することが大事です。
お迎え時間に間に合わせるママがしている
仕事のコツをさっそくご紹介します。
締め切り時期限を守ってもらう
仕事をしていて特に重要なことは
締め切り期限に間に合わせることです。
お迎え時間が迫っているママに残業はできません。
仕事はひとりではできないものです。
上司や他の社員が必ず関わってきます。
でも、相手が締め切りを守ってくれないときってありますよね。
仕事の緊急度が自分にとって高くても
相手にとっては緊急度が低かったりもします。
やっかいなのは、あなたの仕事を後回しにされること。
依頼自体が忘れさられているなんていうこともありませんか。
こんなときは、次の３つのポイントを押さえておくことで
あなたの仕事に支障をきたすことはなく
上司からまた、仕事に関連する社員から締め切りを守ってもらえます。
締切日は本当にあなたがほしい日の２日前にする
締切日の日程を早めます。
単純なことなんですが、結構これが
あとあとやっててよかったと思えることです。
なぜなら、もどってきた書類を修正したり
加筆したりすることがほとんどだからです。
そうなると
締め切り期限に間に合わないなんてことになってしまいます。
本当にあなたがほしい締切日の2日前に
締切日を設定しましょう。
書類に締切日を記載した付箋を貼る
口で締切日を伝えるだけでなく
付箋に締切日を書いてその日付にはマーカーで線をひきます。
締切日は二日前ですが、
締切日前後の相手のスケジュールは確認しておきましょう。
なぜなら締切日の前日が会議であったり外出だったりした場合は
必ずと言っていいほど、締切日までに提出してもらえません。
締切日前日に「翌日締切日です」とメールまたは声かけをする
締め切り日をふせんに記載していても、見ていない上司もいます。
念には念をして、メールで状況の確認をすると同時にさりげなく締切日を再度伝えましょう。
メール文の例をここで少しご紹介しますね。
・「依頼していた書類のご確認はいかかでしょうか。明日までにご確認をお願いいたします。」
・「お忙し中恐れ入りますが、修正や加筆等出てくるかと思います。
そのため締切日を少し早めさせていただきます。」
ここまで相手のためにやるのは大変かもしれません。
他の方がやらないことを工夫してできるのが主婦の賢いところ。
コツコツと小さな工夫を積み重ねて、
時間内に仕事を円滑に淡々と進めてしまいましょう。
仕事を先回りして先手をうつと効果的
部長や課長クラスになると、
翌日の予定が変更になるといった仕事の動きが読めないことが起きてきます。
会社にいるタイミングがなかなか合わなかったり
意思疎通ができないこともあります。
上司がやっと戻ってきても、急に書類の数字について尋ねてきて
それに翻弄されて聞き逃してしまったなんてことも。
限られた時間内でそれをカバーしなくてはいけないので
まずあなたがやるべきこと、３つのポイントでご紹介していきます。
先手を打ってからこちらから声をかける
その上司や他の社員から外から電話があったとき、
「社外から問い合わせがあること」を理由に外出先から戻る時間を確認しましょう。
必ずやってもらわなくてはいけない仕事があるときは、
自分から「○○の仕事はいつ進めましょうか」と声をかけるようにすると効果的です。
提出を求められた仕事の内容を一年を通してメモをしておく
提出を求められる仕事の内容は、重要だからこそ繰り返し質問をされます。
この時期ならこの数字が知りたいのではないか、
こんな資料がほしいのではないかと先回りして準備をしておきます。
そのためには、過去に突然質問されて返答できなかった内容や
すぐに出せなかった数字をメモしておき
手の空いた時に調べておくと良いですね。
重視しているからこそ繰り返し質問をするのですから、
パターンが分かれば事前準備ができ安心です。
重要な部分は付箋を必ず貼る
上司に決済をもらう重要な書類は、印鑑や上司のコメント欄が設けられています。
そんな重要書類には、あらかじめ記入漏れをしやすい箇所に付箋を必ず貼りましょう。
機密事項以外の書類であれば、
机上に並べて、席についたらすぐに目につくように工夫します。
このように上司の動きを予測しながら先回りをして先手をうつと仕事のスピードも早くなり、上司に振り回されることもなくなりますね。
人の仕事を待つことこそ時間の無駄使い
上司や他の社員もしくは社外からの回答や決済が必要な仕事は、
回答が戻ってくるまでただ人を待っているだけの時間ができてしまい効率が悪いです。
そんな時は、仕事の順番を見直すことで余計な待ち時間がなくなります。
そこで仕事の優先順位をつけるポイントは
他の人が関わる仕事を優先するということ。
当たり前のことなんですが
上司からの回答や決済がないと先に進まない仕事は
あなたがやるべき部分を早めに終わらせ、相手に渡してしまいます。
その間に、あなただけでできる仕事をします。
そしてそれが戻ってくるまでの間に、
あなたのみ完結できる仕事をどんどん進めておきましょう。
そうすることにより、戻ってきたころには
あなたの仕事が進んでいて、時間を有効に使えますよね。
たとえば家事でいう、
洗濯機を回しながら朝食をつくることと同じですね。
回っている洗濯機をずっと見ているなんて賢いママはしませんよね。
まとめ
限られている時間の中で仕事を終わらせるのは大変ですが、
時短勤務の働くママは賢く仕事をしていくことでお迎え時間に間に合わせることができます。
ちょっとしたことばかりですが、コツコツと日々積み重ねて実践していきましょう。
スピード感もって仕事をしていくと、達成したときはその後のあなたの自信になります。